Dans la présente Politique, l’expression « renseignement(s) personnel(s) » désigne tout renseignement recueilli par la société Valmetal inc. (« Valmetal », « nous », « notre » et « nos ») qui permet, seul ou conjointement avec d’autres renseignements, d’identifier directement ou indirectement une personne physique (« vous », « votre » et « vos »), à l’exclusion des coordonnées professionnelles. Les « coordonnées professionnelles » sont des renseignements concernant l’exercice par une personne d’une fonction au sein d’une entreprise, tels que son prénom, son nom, son titre, sa fonction, de même que l’adresse, l’adresse électronique et le numéro de téléphone de son lieu de travail.
Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) (la « Loi sur le privé »), telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (la « Loi 25 »), nous mettons en œuvre des politiques et pratiques visant à encadrer notre gouvernance et nos opérations en matière de protection des renseignements personnels, dont la présente Politique. La présente Politique ainsi que toute version modifiée de celle-ci sont assujetties à la législation applicable dans la province de Québec.
Cette Politique vise principalement à vous fournir des informations, dans un langage simple et clair, en lien avec :
les moyens que nous utilisons pour recueillir vos renseignements personnels;
les catégories de renseignements personnels que nous pouvons recueillir et les fins justifiant cette collecte;
la façon dont nous pouvons utiliser vos renseignements personnels ainsi que des catégories de tiers auxquels nous sommes susceptibles de communiquer ces renseignements personnels;
les droits dont vous bénéficiez à l’égard de vos renseignements personnels que nous détenons, soit le droit d’accéder à vos renseignements personnels, le droit de rectifier vos renseignements personnels dans certaines circonstances et le droit de retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels;
les différentes mesures de sécurité que nous avons mises en place afin de protéger le caractère confidentiel de vos renseignements personnels;
la façon dont sont conservés, détruits et/ou anonymisés vos renseignements personnels; et
la façon dont vous pouvez communiquer avec nous afin d’adresser vos questions, partager vos commentaires ou, le cas échéant, formuler une plainte en lien avec la présente Politique ou, de façon plus générale, le traitement que nous faisons de vos renseignements personnels.
Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels par l’intermédiaire des moyens suivants :
De façon automatique lorsque vous consultez notre Site Web, lequel est accessible par l’intermédiaire de l’hyperlien suivant : https://valmetal.com/fr (le «Site Web») , notamment en raison de l’utilisation de témoins de connexion et autres technologies similaires (globalement : les « Marqueurs numériques »);
Lorsque vous nous communiquez des renseignements personnels par l’intermédiaire du Site Web;
Lorsque vous communiquez avec nos représentants autorisés (communications en personne, visioconférences, courriers électroniques, messagerie instantanée, appels téléphoniques, télécopies, etc.);
Lorsque vous accédez au Site Web, nous recueillons les renseignements suivants de façon automatique :
L’adresse IP (« Internet Protocol ») de l’appareil que vous utilisez pour accéder au Site Web;
Le type et le modèle de l’appareil que vous utilisez pour accéder au Site Web;
Le navigateur que vous utilisez (Chrome, Microsoft Edge, Firefox, Safari, Brave, Opera, etc.) pour accéder au Site Web;
La langue du navigateur que vous utilisez pour accéder au Site Web;
Le type et la version du système d’exploitation de l’appareil que vous utilisez pour accéder au Site Web (Windows, MAC OS, Linux, etc.);
La date et l’heure de votre accès au Site Web;
Les pages que vous consultez sur le Site Web;
Les recherches que vous effectuez lorsque vous consultez le Site Web; et
L’adresse URL du Site Web Internet duquel vous accédez au Site Web.
Les Marqueurs numériques sont des fichiers entreposés sur le navigateur d’une Personne concernée lorsqu’elle accède au Site Web afin de faciliter ou d’améliorer les interactions actuelles et futures entre le navigateur utilisé et le serveur sur lequel sont hébergés le Site Web. Par exemple, les témoins de connexion (communément appelés « cookies »), les spécifications de stockage HTML5, les pixels invisibles et les scripts intégrés sont des Marqueurs numériques. Pour consulter la liste exhaustive des Marqueurs numériques que nous utilisons, vous êtes invité à consulter le tableau récapitulatif joint à titre d’annexe à la présente Politique.
Nous pouvons recueillir certains renseignements personnels que vous nous communiquez volontairement à l’occasion de (i) votre utilisation du Site Web et/ou (ii) vos interactions avec nos représentants autorisés (communications en personne, visioconférences, courriers électroniques, messagerie instantanée, appels téléphoniques, télécopies, etc.). Les renseignements personnels que nous sommes susceptibles d’ainsi recueillir sont les suivants :
Les renseignements personnels permettant de vous identifier (prénom, nom et coordonnées (adresses civiques, adresses électroniques et numéros de téléphone)) (pour les fins de la présente section 2.3 : les « renseignements d’identification »);
Les renseignements personnels qui sont nécessaires afin (i) de vous offrir des produits et (ii) d’exécuter les services que vous avez sollicités sur la base de notre offre de services (collectivement : les « Produits et Services ») (renseignements d’identification,
Les renseignements personnels fournis dans le cadre de votre demande d’emploi que vous nous avez adressée (renseignements d’identification, , langues parlées, renseignements sur la scolarité, l’expérience professionnelle et les affiliations professionnelles et tout autre renseignement personnel transmis volontairement par l’intermédiaire d’un curriculum vitae ou d’une lettre de présentation);
Les renseignements personnels fournis dans le cadre d’une transaction (opération commerciale) que vous désirez réaliser avec nous (renseignements d’identification, modes de paiement et informations de paiement); et
Les renseignements personnels contenus dans les échanges composant votre historique de communications avec nous et nos représentants autorisés (en plus de tous les renseignements personnels énumérés dans la présente section 2.3, les preuves de consentement, avis, commentaires et plaintes).
Veuillez noter que vous êtes responsable d’obtenir le consentement d’une personne physique autre que vous-même avant de nous communiquer tout renseignement personnel concernant cette personne physique. Dans le même ordre d’idées, nous ne recueillons sciemment aucun renseignement personnel concernant des personnes physiques âgées de moins de quatorze (14) ans, à moins d’avoir avoir obtenu le consentement explicite préalable d’un titulaire de l’autorité parentale ou d’un tuteur. Si vous avez des raisons de croire que nous détenons de tels renseignements personnels qui auraient été recueillis involontairement, veuillez aviser notre responsable de la protection des renseignements personnels (aux coordonnées fournies dans la section 8 ci-après) afin que nous procédions aux vérifications requises et, le cas échéant, à la destruction sécuritaire des renseignements personnels en cause.
Les « fins » de la collecte sont les raisons qui justifient la nécessité pour nous de recueillir vos renseignements personnels.
Nous pouvons recueillir des renseignements personnels à votre sujet pour les fins suivantes :
Vous identifier afin de pouvoir interagir adéquatement avec vous;
Ouvrir un dossier interne afin de vous offrir les Produits et Services et, si vous nous mandatez à cette fin, les exécuter;
Communiquer avec vous afin de vous fournir des informations en lien avec notre entreprise et les Produits et Services;
Vous transmettre des infolettres;
Traiter toute demande ou question que vous nous adressez, y compris communiquer avec vous en lien avec le traitement d’une telle demande ou question;
Traiter toute transaction (opération commerciale) que vous réalisez avec nous;
Traiter et évaluer votre candidature que vous nous soumettez, qu’il s’agisse d’une candidature spontanée ou reliée à une offre d’emploi que nous avons émise;
Pour vérifier vos antécédents judiciaires;
Communiquer avec vous dans la mesure où nous désirons donner suite à votre candidature, obtenir plus d’informations en lien avec votre candidature et/ou vous informer de toute décision que nous avons prise en lien avec votre candidature;
Nous permettre d’exécuter nos obligations et d’exercer nos droits en tant que votre employeur ou à quelque autre titre que ce soit;
Vous permettre d’accéder au Site Web;
Mesurer l’évolution de la popularité des différentes composantes du Site Web;
Identifier la technologie que vous utilisez lorsque vous accédez au Site Web (comme le système d’exploitation et le navigateur) afin d’évaluer la compatibilité et d’améliorer leur accessibilité globale;
Identifier les Site Webs Internet à partir desquels vous accédez au Site Web afin d’évaluer le nombre de références obtenues;
Identifier le pays à partir duquel vous désirez accéder au Site Web afin de vérifier si l’accès peut vous être accordé en conformité avec la législation applicable; et/ou
Sous réserve des exceptions prévues dans la Loi sur le privé, nous veillerons à obtenir votre consentement avant de procéder à toute utilisation de renseignements personnels vous concernant pour des fins autres que celles qui sont énumérées ci-dessus.
En raison de l’utilisation de certains Marqueurs numériques (voir tableau récapitulatif joint comme annexe à la présente Politique), nous pouvons recueillir des renseignements personnels en ayant recours à une technologie comprenant des fonctions permettant de vous identifier, de vous localiser et d’effectuer un profilage à votre égard. Les fonctions nous permettant de recueillir vos renseignements personnels à des fins de d’identification, de localisation et de profilage sont désactivées par défaut. Vous pouvez activer ces fonctions en donnant votre consentement explicite, soit en appuyant sur le bouton approprié de la fenêtre intempestive qui apparaît lorsque vous accédez au Site Web.
Nous pouvons donner accès à, ou communiquer, des renseignements personnels vous concernant aux personnes ou entités suivantes :
Aux employés et aux représentants de notre organisation et des entités du même groupe corporatif qui ont besoin d’avoir accès à ces renseignements personnels dans la poursuite d’une ou plusieurs fins énumérées dans la section 3 ci-devant;
À nos fournisseurs de services et mandataires externes qui nous fournissent des services de transport et d’expédition, de sites Web, de développement d’applications, d’hébergement, d’entretien et d’autres services technologiques qui ont besoin d’avoir accès à ces renseignements personnels pour l’exécution de leurs obligations découlant d’un contrat de service ou d’un mandat conclu avec nous (ex : fournisseurs de services d’hébergement web ou infonuagique) aux termes duquel le fournisseur de services ou le mandataire externe concerné est tenu de prendre des mesures appropriées pour :
assurer la protection du caractère confidentiel des renseignements personnels communiqués;
assurer que les renseignements personnels communiqués ne soient utilisés qu’aux fins de l’exécution des obligations lui incombant aux termes du contrat de service ou du mandat;
assurer que les renseignements personnels communiqués ne soient pas conservés après la terminaison du contrat de service ou du mandat;
nous aviser sans délai de toute violation ou tentative de violation par une personne de toute obligation relative à la confidentialité des renseignements personnels communiqués; et
nous permettre d’effectuer toute vérification relative à la confidentialité des renseignements personnels communiqués;
À vos références, vos employeurs antérieurs et actuels ainsi qu’à toute institution que vous auriez fréquentée, et à des organismes gouvernementaux tels que des corps de police et des ministères afin de vérifier la véracité, l’exactitude et la complétude de toute information fournie dans le cadre de votre candidature que vous nous avez soumise, ainsi qu’à obtenir des informations supplémentaires de ces entités, le cas échéant; et
À toute autre personne ou entité, lorsque prescrit ou permis par la législation applicable, ou encore avec votre consentement préalable.
Il est possible que nous communiquions vos renseignements personnels à des personnes ou entités faisant partie des catégories ci-devant énumérées qui sont situées à l’extérieur des frontières de la province de Québec. Dans un tel cas, nous procédons, avant toute communication, à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée conformément à la Loi sur le privé. Nous ne communiquerons ainsi vos renseignements personnels que si l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée démontre que la personne ou entité en cause est en mesure d’assurer une protection adéquate desdits renseignements personnels au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus, entre autres.
Nous avons adopté et mis en œuvre des mesures de sécurité physiques, technologiques et administratives destinées à protéger vos renseignements personnels et diminuer les risques d’accès, d’utilisation, de communication et de destruction non autorisés et/ou illégaux. Voici une brève description de ces mesures de sécurité :
Processus de sélection des employés et partenaires. Nous respectons un processus qui tient compte de nos obligations en matière de protection des renseignements personnels lorsqu’il est question de recruter de nouveaux employés qui seront appelés à traiter des renseignements personnels ou de conclure un contrat de service ou un mandat impliquant la communication de renseignements personnels à un tiers;
Engagements de confidentialité et directives internes. Tous nos employés appelés à bénéficier d’un accès à vos renseignements personnels sont tenus de signer un engagement de confidentialité et à respecter des directives internes en matière de protection des renseignements personnels;
Formations. Nous déployons des efforts pour assurer que chacun de nos employés pouvant accéder à des renseignements personnels bénéficie de formations dans le domaine de la protection de la vie privée, de la protection des renseignements personnels et de la cybersécurité;
Gestion des accès et conservation. Nous assurons que vos renseignements personnels ne soient accessibles qu’à ceux de nos employés et représentants autorisés ayant besoin d’y avoir accès pour exercer leurs fonctions qui se rattachent à la poursuite d’une ou plusieurs fins identifiées dans la section 3 de la présente Politique. Pour ce faire, nous avons mis en place des mécanismes de gestion des accès aux renseignements personnels, notamment l’octroi de droits d’accès distincts en fonction du poste de l’employé. Par ailleurs, nous conservons vos renseignements personnels sur les serveurs sécurisés de nos fournisseurs de services d’hébergement web ou infonuagiques;
Calendrier de conservation. Nous nous sommes dotés d’un calendrier de conservation afin d’assurer que vos renseignements personnels ne soient pas conservés au-delà du délai requis pour accomplir les fins décrites dans la section 3 de la présente Politique. Sous réserve de toute obligation nous incombant en vertu de la législation applicable, vos renseignements personnels feront l’objet d’une destruction sécuritaire dans un délai raisonnable suivant l’accomplissement des fins susmentionnées;
Processus de destruction sécuritaire. Nous avons mis en place des processus de destruction sécuritaire des renseignements personnels dont la durée de conservation est arrivée à échéance. Les données récoltées à partir des formulaires seront conservées pour une durée de 1 an;
Gestion des incidents de confidentialité. Advenant la survenance d’un incident de confidentialité qui présente un risque qu’un préjudice sérieux vous soit causé, nous prendrons les mesures nécessaires pour vous en aviser, en conformité avec la Loi sur le privé. L’évaluation du risque qu’un préjudice sérieux vous soit causé est effectuée en tenant compte de critères tels que la sensibilité du renseignement personnel visé par l’incident de confidentialité, les conséquences appréhendées de son utilisation et la probabilité qu’il soit utilisé à des fins préjudiciables;
Processus de traitements des plaintes. Nous avons élaboré et adopté un processus de traitement des plaintes spécifique au traitement des renseignements personnels au sein de notre organisation. Vous êtes invité à consulter le processus en question, lequel est accessible par l’intermédiaire de l’hyperlien suivant : Procédure de gestion et traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels;
Nous procédons à la réévaluation des mesures de sécurité susmentionnées sur une base régulière.
Aucune organisation ne peut valablement prétendre être immunisée au risque de survenance d’un incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels. Malgré tous les efforts que nous déployons pour assurer la protection de vos renseignements personnels, nous demeurons dans l’impossibilité de vous fournir une garantie à l’effet que ceux-ci sont à l’abri du risque de survenance d’un incident de confidentialité. Si vous avez des raisons de croire que la protection de vos renseignements personnels a été compromise, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées dans la section 8 de la présente Politique.
Vous bénéficiez d’un droit d’accès à vos renseignements personnels qui comporte les ramifications suivantes :
Le droit d’obtenir une confirmation ou une information du fait que nous recueillons, utilisons, communiquons ou conservons des renseignements personnels vous concernant;
Le droit de recevoir communication des renseignements personnels vous concernant que nous conservons;
Le droit de consulter les renseignements personnels vous concernant que nous conservons, y compris de prendre connaissance de ces renseignements personnels sur place pendant les heures normales d’ouverture ou à distance et d’en obtenir une copie; et
Le droit de recevoir la communication (ou de demander que cette communication soit faite à un tiers), dans un format technologique structuré et couramment utilisé, des renseignements personnels informatisés vous concernant que nous conservons (excluant les renseignements créés ou inférés à partir d’un renseignement personnel la concernant), à moins que l’exercice de ce droit soulève des difficultés pratiques sérieuses pour nous.
L’exercice du droit d’accès est gratuit. Dans la mesure où vous nous demandez de reproduire, transcrire ou communiquer des renseignements personnels vous concernant, nous pouvons exiger que vous payiez de frais raisonnables n’excédant pas le coût de la reproduction, transcription ou communication. Une estimation de ces frais vous sera fournie préalablement à toute reproduction, transcription ou communication.
Toute demande visant l’exercice de votre droit d’accès doit être adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées dans la section 8 de la présente Politique, selon la procédure décrite dans la section 6.4 de ladite Politique.
Vous bénéficiez d’un droit de rectification à l’égard de vos renseignements personnels que nous conservons, lequel pouvant être exercé dans les circonstances suivantes :
Des renseignements personnels vous concernant sont inexacts ou périmés;
Des renseignements personnels vous concernant sont incomplets;
Des renseignements personnels vous concernant sont équivoques; et/ou
La collecte, la communication ou la conservation de renseignements personnels vous concernant n’est pas autorisée ou justifiée d’un point de vue juridique.
Vous pouvez également nous demander, sur la base de votre droit de rectification, de procéder à la destruction de tous les renseignements personnels vous concernant qui sont périmés ou dont la collecte, la communication ou la conservation n’est pas autorisée ou justifiée d’un point de vue juridique.
Toute demande visant l’exercice de votre droit de rectification doit être adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées dans la section 8 de la présente Politique, selon la procédure décrite dans la section 6.4 de ladite Politique.
Vous bénéficiez du droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels que nous conservons, auquel cas vous serez informé des conséquences découlant ou pouvant découler d’un tel retrait avant que celui-ci devienne effectif, et ce, afin de vous permettre de prendre une décision éclairée à cet égard.
Toute demande visant l’exercice de votre droit de retrait doit être adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées dans la section 8 de la présente Politique, selon la procédure décrite dans la section 6.4 de ladite Politique.
Toute demande visant l’exercice d’un droit prévu dans la section 6 de la présente Politique doit répondre aux critères suivants pour être recevable :
La demande doit être faite par écrit; et
La demande doit être adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont indiquées dans la section 8 de la présente Politique.
Nous devons vérifier votre identité avant de donner suite à toute demande visant l’exercice d’un droit prévu dans la section 6 de la présente Politique.
Dans la mesure où votre demande visant l’exercice d’un droit prévu dans la section 6 de la présente Politique n’est pas suffisamment précise ou suivant une demande de votre part à cet effet, nous vous prêterons assistance afin d’identifier les renseignements personnels visés par votre demande.
Nous devons répondre (favorablement ou défavorablement) à toute demande visant l’exercice d’un droit prévu dans la section 6 de la présente Politique, et ce, dans les trente (30) jours suivant la date de sa réception, sous réserve de la possibilité pour nous de vérifier l’identité de la personne à l’origine de la demande.
Nous devons rendre une décision écrite à l’égard de toute demande visant l’exercice d’un droit prévu dans la section 6 de la présente Politique. Dans la mesure où il s’agit d’une décision défavorable, nous devons motiver celle-ci et indiquer la disposition de la Loi sur le privé sur laquelle la décision s’appuie, de même que les recours qui s’offrent à la personne à l’origine de la demande et le délai dans lesquels ces recours peuvent être exercés. Nous devons également prêter assistance à cette personne, si elle le demande, pour l’aider à comprendre la décision défavorable, le cas échéant.
Dans la mesure où nous rendons une décision favorable à l’égard d’une demande de rectification, nous sommes tenus de délivrer sans frais à la personne à l’origine de cette demande une copie de tout renseignement personnel modifié ou ajouté ou, selon le cas, une attestation du retrait d’un renseignement personnel.
Dans la mesure où vous êtes insatisfait du traitement de vos renseignements personnels par notre organisation, vous pouvez adresser une plainte à notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées dans la section 8 de la présente Politique. Vous êtes invité à consulter notre processus de traitement des plaintes, lequel est accessible par l’intermédiaire de l’hyperlien suivant : Procédure de gestion et traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels.
Pour exercer l’un de vos droits, poser des questions, formuler des commentaires ou déposer une plainte à l’égard de la présente Politique ou relativement au traitement que nous faisons de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont les suivantes :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Valmetal inc.
12, route 249
St-François-Xavier-de-Brompton
(Québec) J0B 2V0 Canada
Numéro de téléphone : 819-845-7824
Adresse électronique : prp@valmetal.com
La date d’adoption et la date de la dernière mise à jour de la présente Politique sont indiquées dans l’en-tête de sa première page. La présente Politique est susceptible de faire l’objet de modifications afin de tenir compte de l’évolution de la législation applicable et des politiques et pratiques encadrant notre gouvernance et nos opérations en matière de protection des renseignements personnels, entre autres. Afin de modifier la présente Politique, nous diffuserons un avis de modification dans la section du Site Web dédiée à la présente Politique et aux avis de modification, laquelle est accessible par l’intermédiaire de ce lien. Dans la mesure où nous détenons votre adresse électronique, nous utiliserons celle-ci afin de vous faire parvenir l’avis de modification. Le contenu de l’avis de modification entrera en vigueur à la fin du quinzième (15e) jour suivant la date de sa publication sur le Site Web, sous réserve de motifs justifiant un délai plus court.
Dans la présente Politique, l’expression « renseignement(s) personnel(s) » désigne tout renseignement recueilli par la société Valmetal St-François inc. (« Valmetal », « nous », « notre » et « nos ») qui permet, seul ou conjointement avec d’autres renseignements, d’identifier directement ou indirectement une personne physique (« vous », « votre » et « vos »), à l’exclusion des coordonnées professionnelles. Les « coordonnées professionnelles » sont des renseignements concernant l’exercice par une personne d’une fonction au sein d’une entreprise, tels que son prénom, son nom, son titre, sa fonction, de même que l’adresse, l’adresse électronique et le numéro de téléphone de son lieu de travail.
Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) (la « Loi sur le privé »), telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (la « Loi 25 »), nous mettons en œuvre des politiques et pratiques visant à encadrer notre gouvernance et nos opérations en matière de protection des renseignements personnels, dont la présente Politique. La présente Politique ainsi que toute version modifiée de celle-ci sont assujetties à la législation applicable dans la province de Québec.
Cette Politique vise principalement à vous fournir des informations, dans un langage simple et clair, en lien avec :
les moyens que nous utilisons pour recueillir vos renseignements personnels;
les catégories de renseignements personnels que nous pouvons recueillir et les fins justifiant cette collecte;
la façon dont nous pouvons utiliser vos renseignements personnels ainsi que des catégories de tiers auxquels nous sommes susceptibles de communiquer ces renseignements personnels;
les droits dont vous bénéficiez à l’égard de vos renseignements personnels que nous détenons, soit le droit d’accéder à vos renseignements personnels, le droit de rectifier vos renseignements personnels dans certaines circonstances et le droit de retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels;
les différentes mesures de sécurité que nous avons mises en place afin de protéger le caractère confidentiel de vos renseignements personnels;
la façon dont sont conservés, détruits et/ou anonymisés vos renseignements personnels; et
la façon dont vous pouvez communiquer avec nous afin d’adresser vos questions, partager vos commentaires ou, le cas échéant, formuler une plainte en lien avec la présente Politique ou, de façon plus générale, le traitement que nous faisons de vos renseignements personnels.
Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels par l’intermédiaire des moyens suivants :
De façon automatique lorsque vous consultez notre Site Web, lequel est accessible par l’intermédiaire de l’hyperlien suivant : https://valmetal.com/fr (le «Site Web») ,notamment en raison de l’utilisation de témoins de connexion et autres technologies similaires (globalement : les « Marqueurs numériques »);
Lorsque vous nous communiquez des renseignements personnels par l’intermédiaire du Site Web;
Lorsque vous communiquez avec nos représentants autorisés (communications en personne, visioconférences, courriers électroniques, messagerie instantanée, appels téléphoniques, télécopies, etc.);
Lorsque vous accédez au Site Web, nous recueillons les renseignements suivants de façon automatique :
L’adresse IP (« Internet Protocol ») de l’appareil que vous utilisez pour accéder au Site Web;
Le type et le modèle de l’appareil que vous utilisez pour accéder au Site Web;
Le navigateur que vous utilisez (Chrome, Microsoft Edge, Firefox, Safari, Brave, Opera, etc.) pour accéder au Site Web;
La langue du navigateur que vous utilisez pour accéder au Site Web;
Le type et la version du système d’exploitation de l’appareil que vous utilisez pour accéder au Site Web (Windows, MAC OS, Linux, etc.);
La date et l’heure de votre accès au Site Web;
Les pages que vous consultez sur le Site Web;
Les recherches que vous effectuez lorsque vous consultez le Site Web; et
L’adresse URL du Site Web Internet duquel vous accédez au Site Web.
Les Marqueurs numériques sont des fichiers entreposés sur le navigateur d’une Personne concernée lorsqu’elle accède au Site Web afin de faciliter ou d’améliorer les interactions actuelles et futures entre le navigateur utilisé et le serveur sur lequel sont hébergés le Site Web. Par exemple, les témoins de connexion (communément appelés « cookies »), les spécifications de stockage HTML5, les pixels invisibles et les scripts intégrés sont des Marqueurs numériques. Pour consulter la liste exhaustive des Marqueurs numériques que nous utilisons, vous êtes invité à consulter le tableau récapitulatif joint à titre d’annexe à la présente Politique.
Nous pouvons recueillir certains renseignements personnels que vous nous communiquez volontairement à l’occasion de (i) votre utilisation du Site Web et/ou (ii) vos interactions avec nos représentants autorisés (communications en personne, visioconférences, courriers électroniques, messagerie instantanée, appels téléphoniques, télécopies, etc.). Les renseignements personnels que nous sommes susceptibles d’ainsi recueillir sont les suivants :
Les renseignements personnels permettant de vous identifier (prénom, nom et coordonnées (adresses civiques, adresses électroniques et numéros de téléphone)) (pour les fins de la présente section 2.3 : les « renseignements d’identification »);
Les renseignements personnels qui sont nécessaires afin (i) de vous offrir des produits et (ii) d’exécuter les services que vous avez sollicités sur la base de notre offre de services (collectivement : les « Produits et Services ») (renseignements d’identification,
Les renseignements personnels fournis dans le cadre de votre demande d’emploi que vous nous avez adressée (renseignements d’identification, , langues parlées, renseignements sur la scolarité, l’expérience professionnelle et les affiliations professionnelles et tout autre renseignement personnel transmis volontairement par l’intermédiaire d’un curriculum vitae ou d’une lettre de présentation);
Les renseignements personnels fournis dans le cadre d’une transaction (opération commerciale) que vous désirez réaliser avec nous (renseignements d’identification, modes de paiement et informations de paiement); et
Les renseignements personnels contenus dans les échanges composant votre historique de communications avec nous et nos représentants autorisés (en plus de tous les renseignements personnels énumérés dans la présente section 2.3, les preuves de consentement, avis, commentaires et plaintes).
Veuillez noter que vous êtes responsable d’obtenir le consentement d’une personne physique autre que vous-même avant de nous communiquer tout renseignement personnel concernant cette personne physique. Dans le même ordre d’idées, nous ne recueillons sciemment aucun renseignement personnel concernant des personnes physiques âgées de moins de quatorze (14) ans, à moins d’avoir avoir obtenu le consentement explicite préalable d’un titulaire de l’autorité parentale ou d’un tuteur. Si vous avez des raisons de croire que nous détenons de tels renseignements personnels qui auraient été recueillis involontairement, veuillez aviser notre responsable de la protection des renseignements personnels (aux coordonnées fournies dans la section 8 ci-après) afin que nous procédions aux vérifications requises et, le cas échéant, à la destruction sécuritaire des renseignements personnels en cause.
Les « fins » de la collecte sont les raisons qui justifient la nécessité pour nous de recueillir vos renseignements personnels.
Nous pouvons recueillir des renseignements personnels à votre sujet pour les fins suivantes :
Vous identifier afin de pouvoir interagir adéquatement avec vous;
Ouvrir un dossier interne afin de vous offrir les Produits et Services et, si vous nous mandatez à cette fin, les exécuter;
Communiquer avec vous afin de vous fournir des informations en lien avec notre entreprise et les Produits et Services;
Vous transmettre des infolettres;
Traiter toute demande ou question que vous nous adressez, y compris communiquer avec vous en lien avec le traitement d’une telle demande ou question;
Traiter toute transaction (opération commerciale) que vous réalisez avec nous;
Traiter et évaluer votre candidature que vous nous soumettez, qu’il s’agisse d’une candidature spontanée ou reliée à une offre d’emploi que nous avons émise;
Pour vérifier vos antécédents judiciaires;
Communiquer avec vous dans la mesure où nous désirons donner suite à votre candidature, obtenir plus d’informations en lien avec votre candidature et/ou vous informer de toute décision que nous avons prise en lien avec votre candidature;
Nous permettre d’exécuter nos obligations et d’exercer nos droits en tant que votre employeur ou à quelque autre titre que ce soit;
Vous permettre d’accéder au Site Web;
Mesurer l’évolution de la popularité des différentes composantes du Site Web;
Identifier la technologie que vous utilisez lorsque vous accédez au Site Web (comme le système d’exploitation et le navigateur) afin d’évaluer la compatibilité et d’améliorer leur accessibilité globale;
Identifier les Site Webs Internet à partir desquels vous accédez au Site Web afin d’évaluer le nombre de références obtenues;
Identifier le pays à partir duquel vous désirez accéder au Site Web afin de vérifier si l’accès peut vous être accordé en conformité avec la législation applicable;
Sous réserve des exceptions prévues dans la Loi sur le privé, nous veillerons à obtenir votre consentement avant de procéder à toute utilisation de renseignements personnels vous concernant pour des fins autres que celles qui sont énumérées ci-dessus.
En raison de l’utilisation de certains Marqueurs numériques (voir tableau récapitulatif joint comme annexe à la présente Politique), nous pouvons recueillir des renseignements personnels en ayant recours à une technologie comprenant des fonctions permettant de vous identifier, de vous localiser et d’effectuer un profilage à votre égard. Les fonctions nous permettant de recueillir vos renseignements personnels à des fins de d’identification, de localisation et de profilage sont désactivées par défaut. Vous pouvez activer ces fonctions en donnant votre consentement explicite, soit en appuyant sur le bouton approprié de la fenêtre intempestive qui apparaît lorsque vous accédez au Site Web.
Nous pouvons donner accès à, ou communiquer, des renseignements personnels vous concernant aux personnes ou entités suivantes :
Aux employés et aux représentants de notre organisation et des entités du même groupe corporatif qui ont besoin d’avoir accès à ces renseignements personnels dans la poursuite d’une ou plusieurs fins énumérées dans la section 3 ci-devant;
À nos fournisseurs de services et mandataires externes qui nous fournissent des services de transport et d’expédition, de sites Web, de développement d’applications, d’hébergement, d’entretien et d’autres services technologiques qui ont besoin d’avoir accès à ces renseignements personnels pour l’exécution de leurs obligations découlant d’un contrat de service ou d’un mandat conclu avec nous (ex : fournisseurs de services d’hébergement web ou infonuagique) aux termes duquel le fournisseur de services ou le mandataire externe concerné est tenu de prendre des mesures appropriées pour :
assurer la protection du caractère confidentiel des renseignements personnels communiqués;
assurer que les renseignements personnels communiqués ne soient utilisés qu’aux fins de l’exécution des obligations lui incombant aux termes du contrat de service ou du mandat;
assurer que les renseignements personnels communiqués ne soient pas conservés après la terminaison du contrat de service ou du mandat;
nous aviser sans délai de toute violation ou tentative de violation par une personne de toute obligation relative à la confidentialité des renseignements personnels communiqués; et
nous permettre d’effectuer toute vérification relative à la confidentialité des renseignements personnels communiqués;
À vos références, vos employeurs antérieurs et actuels ainsi qu’à toute institution que vous auriez fréquentée, et à des organismes gouvernementaux tels que des corps de police et des ministères afin de vérifier la véracité, l’exactitude et la complétude de toute information fournie dans le cadre de votre candidature que vous nous avez soumise, ainsi qu’à obtenir des informations supplémentaires de ces entités, le cas échéant; et
À toute autre personne ou entité, lorsque prescrit ou permis par la législation applicable, ou encore avec votre consentement préalable.
Il est possible que nous communiquions vos renseignements personnels à des personnes ou entités faisant partie des catégories ci-devant énumérées qui sont situées à l’extérieur des frontières de la province de Québec. Dans un tel cas, nous procédons, avant toute communication, à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée conformément à la Loi sur le privé. Nous ne communiquerons ainsi vos renseignements personnels que si l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée démontre que la personne ou entité en cause est en mesure d’assurer une protection adéquate desdits renseignements personnels au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus, entre autres.
Nous avons adopté et mis en œuvre des mesures de sécurité physiques, technologiques et administratives destinées à protéger vos renseignements personnels et diminuer les risques d’accès, d’utilisation, de communication et de destruction non autorisés et/ou illégaux. Voici une brève description de ces mesures de sécurité :
Processus de sélection des employés et partenaires. Nous respectons un processus qui tient compte de nos obligations en matière de protection des renseignements personnels lorsqu’il est question de recruter de nouveaux employés qui seront appelés à traiter des renseignements personnels ou de conclure un contrat de service ou un mandat impliquant la communication de renseignements personnels à un tiers;
Engagements de confidentialité et directives internes. Tous nos employés appelés à bénéficier d’un accès à vos renseignements personnels sont tenus de signer un engagement de confidentialité et à respecter des directives internes en matière de protection des renseignements personnels;
Formations. Nous déployons des efforts pour assurer que chacun de nos employés pouvant accéder à des renseignements personnels bénéficie de formations dans le domaine de la protection de la vie privée, de la protection des renseignements personnels et de la cybersécurité;
Gestion des accès et conservation. Nous assurons que vos renseignements personnels ne soient accessibles qu’à ceux de nos employés et représentants autorisés ayant besoin d’y avoir accès pour exercer leurs fonctions qui se rattachent à la poursuite d’une ou plusieurs fins identifiées dans la section 3 de la présente Politique. Pour ce faire, nous avons mis en place des mécanismes de gestion des accès aux renseignements personnels, notamment l’octroi de droits d’accès distincts en fonction du poste de l’employé. Par ailleurs, nous conservons vos renseignements personnels sur les serveurs sécurisés de nos fournisseurs de services d’hébergement web ou infonuagiques;
Calendrier de conservation. Nous nous sommes dotés d’un calendrier de conservation afin d’assurer que vos renseignements personnels ne soient pas conservés au-delà du délai requis pour accomplir les fins décrites dans la section 3 de la présente Politique. Sous réserve de toute obligation nous incombant en vertu de la législation applicable, vos renseignements personnels feront l’objet d’une destruction sécuritaire dans un délai raisonnable suivant l’accomplissement des fins susmentionnées;
Processus de destruction sécuritaire. Nous avons mis en place des processus de destruction sécuritaire des renseignements personnels dont la durée de conservation est arrivée à échéance. Les données récoltées à partir des formulaires seront conservées pour une durée de 1 an;
Gestion des incidents de confidentialité. Advenant la survenance d’un incident de confidentialité qui présente un risque qu’un préjudice sérieux vous soit causé, nous prendrons les mesures nécessaires pour vous en aviser, en conformité avec la Loi sur le privé. L’évaluation du risque qu’un préjudice sérieux vous soit causé est effectuée en tenant compte de critères tels que la sensibilité du renseignement personnel visé par l’incident de confidentialité, les conséquences appréhendées de son utilisation et la probabilité qu’il soit utilisé à des fins préjudiciables;
Processus de traitements des plaintes. Nous avons élaboré et adopté un processus de traitement des plaintes spécifique au traitement des renseignements personnels au sein de notre organisation. Vous êtes invité à consulter le processus en question, lequel est accessible par l’intermédiaire de l’hyperlien suivant : Procédure de gestion et traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels;
Nous procédons à la réévaluation des mesures de sécurité susmentionnées sur une base régulière.
Aucune organisation ne peut valablement prétendre être immunisée au risque de survenance d’un incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels. Malgré tous les efforts que nous déployons pour assurer la protection de vos renseignements personnels, nous demeurons dans l’impossibilité de vous fournir une garantie à l’effet que ceux-ci sont à l’abri du risque de survenance d’un incident de confidentialité. Si vous avez des raisons de croire que la protection de vos renseignements personnels a été compromise, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées dans la section 8 de la présente Politique.
Vous bénéficiez d’un droit d’accès à vos renseignements personnels qui comporte les ramifications suivantes :
Le droit d’obtenir une confirmation ou une information du fait que nous recueillons, utilisons, communiquons ou conservons des renseignements personnels vous concernant;
Le droit de recevoir communication des renseignements personnels vous concernant que nous conservons;
Le droit de consulter les renseignements personnels vous concernant que nous conservons, y compris de prendre connaissance de ces renseignements personnels sur place pendant les heures normales d’ouverture ou à distance et d’en obtenir une copie; et
Le droit de recevoir la communication (ou de demander que cette communication soit faite à un tiers), dans un format technologique structuré et couramment utilisé, des renseignements personnels informatisés vous concernant que nous conservons (excluant les renseignements créés ou inférés à partir d’un renseignement personnel la concernant), à moins que l’exercice de ce droit soulève des difficultés pratiques sérieuses pour nous.
L’exercice du droit d’accès est gratuit. Dans la mesure où vous nous demandez de reproduire, transcrire ou communiquer des renseignements personnels vous concernant, nous pouvons exiger que vous payiez de frais raisonnables n’excédant pas le coût de la reproduction, transcription ou communication. Une estimation de ces frais vous sera fournie préalablement à toute reproduction, transcription ou communication.
Toute demande visant l’exercice de votre droit d’accès doit être adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées dans la section 8 de la présente Politique, selon la procédure décrite dans la section 6.4 de ladite Politique.
Vous bénéficiez d’un droit de rectification à l’égard de vos renseignements personnels que nous conservons, lequel pouvant être exercé dans les circonstances suivantes :
Des renseignements personnels vous concernant sont inexacts ou périmés;
Des renseignements personnels vous concernant sont incomplets;
Des renseignements personnels vous concernant sont équivoques; et/ou
La collecte, la communication ou la conservation de renseignements personnels vous concernant n’est pas autorisée ou justifiée d’un point de vue juridique.
Vous pouvez également nous demander, sur la base de votre droit de rectification, de procéder à la destruction de tous les renseignements personnels vous concernant qui sont périmés ou dont la collecte, la communication ou la conservation n’est pas autorisée ou justifiée d’un point de vue juridique.
Toute demande visant l’exercice de votre droit de rectification doit être adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées dans la section 8 de la présente Politique, selon la procédure décrite dans la section 6.4 de ladite Politique.
Vous bénéficiez du droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels que nous conservons, auquel cas vous serez informé des conséquences découlant ou pouvant découler d’un tel retrait avant que celui-ci devienne effectif, et ce, afin de vous permettre de prendre une décision éclairée à cet égard.
Toute demande visant l’exercice de votre droit de retrait doit être adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées dans la section 8 de la présente Politique, selon la procédure décrite dans la section 6.4 de ladite Politique.
Toute demande visant l’exercice d’un droit prévu dans la section 6 de la présente Politique doit répondre aux critères suivants pour être recevable :
La demande doit être faite par écrit; et
La demande doit être adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont indiquées dans la section 8 de la présente Politique.
Nous devons vérifier votre identité avant de donner suite à toute demande visant l’exercice d’un droit prévu dans la section 6 de la présente Politique.
Dans la mesure où votre demande visant l’exercice d’un droit prévu dans la section 6 de la présente Politique n’est pas suffisamment précise ou suivant une demande de votre part à cet effet, nous vous prêterons assistance afin d’identifier les renseignements personnels visés par votre demande.
Nous devons répondre (favorablement ou défavorablement) à toute demande visant l’exercice d’un droit prévu dans la section 6 de la présente Politique, et ce, dans les trente (30) jours suivant la date de sa réception, sous réserve de la possibilité pour nous de vérifier l’identité de la personne à l’origine de la demande.
Nous devons rendre une décision écrite à l’égard de toute demande visant l’exercice d’un droit prévu dans la section 6 de la présente Politique. Dans la mesure où il s’agit d’une décision défavorable, nous devons motiver celle-ci et indiquer la disposition de la Loi sur le privé sur laquelle la décision s’appuie, de même que les recours qui s’offrent à la personne à l’origine de la demande et le délai dans lesquels ces recours peuvent être exercés. Nous devons également prêter assistance à cette personne, si elle le demande, pour l’aider à comprendre la décision défavorable, le cas échéant.
Dans la mesure où nous rendons une décision favorable à l’égard d’une demande de rectification, nous sommes tenus de délivrer sans frais à la personne à l’origine de cette demande une copie de tout renseignement personnel modifié ou ajouté ou, selon le cas, une attestation du retrait d’un renseignement personnel.
Dans la mesure où vous êtes insatisfait du traitement de vos renseignements personnels par notre organisation, vous pouvez adresser une plainte à notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées dans la section 8 de la présente Politique. Vous êtes invité à consulter notre processus de traitement des plaintes, lequel est accessible par l’intermédiaire de l’hyperlien suivant : Procédure de gestion et traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels.
Pour exercer l’un de vos droits, poser des questions, formuler des commentaires ou déposer une plainte à l’égard de la présente Politique ou relativement au traitement que nous faisons de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont les suivantes :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Valmetal St-François inc.
12, route 249
St-François-Xavier-de-Brompton
(Québec) J0B 2V0 Canada
Numéro de téléphone : 819-845-7824
Adresse électronique : prp@valmetal.com
La date d’adoption et la date de la dernière mise à jour de la présente Politique sont indiquées dans l’en-tête de sa première page. La présente Politique est susceptible de faire l’objet de modifications afin de tenir compte de l’évolution de la législation applicable et des politiques et pratiques encadrant notre gouvernance et nos opérations en matière de protection des renseignements personnels, entre autres. Afin de modifier la présente Politique, nous diffuserons un avis de modification dans la section du Site Web dédiée à la présente Politique et aux avis de modification, laquelle est accessible par l’intermédiaire de ce lien. Dans la mesure où nous détenons votre adresse électronique, nous utiliserons celle-ci afin de vous faire parvenir l’avis de modification. Le contenu de l’avis de modification entrera en vigueur à la fin du quinzième (15e) jour suivant la date de sa publication sur le Site Web, sous réserve de motifs justifiant un délai plus court.
Dans la présente Politique, l’expression « renseignement(s) personnel(s) » désigne tout renseignement recueilli par la société Valmétal Automation inc. (« Valmetal », « nous », « notre » et « nos ») qui permet, seul ou conjointement avec d’autres renseignements, d’identifier directement ou indirectement une personne physique (« vous », « votre » et « vos »), à l’exclusion des coordonnées professionnelles. Les « coordonnées professionnelles » sont des renseignements concernant l’exercice par une personne d’une fonction au sein d’une entreprise, tels que son prénom, son nom, son titre, sa fonction, de même que l’adresse, l’adresse électronique et le numéro de téléphone de son lieu de travail.
Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) (la « Loi sur le privé »), telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (la « Loi 25 »), nous mettons en œuvre des politiques et pratiques visant à encadrer notre gouvernance et nos opérations en matière de protection des renseignements personnels, dont la présente Politique. La présente Politique ainsi que toute version modifiée de celle-ci sont assujetties à la législation applicable dans la province de Québec.
Cette Politique vise principalement à vous fournir des informations, dans un langage simple et clair, en lien avec :
les moyens que nous utilisons pour recueillir vos renseignements personnels;
les catégories de renseignements personnels que nous pouvons recueillir et les fins justifiant cette collecte;
la façon dont nous pouvons utiliser vos renseignements personnels ainsi que des catégories de tiers auxquels nous sommes susceptibles de communiquer ces renseignements personnels;
les droits dont vous bénéficiez à l’égard de vos renseignements personnels que nous détenons, soit le droit d’accéder à vos renseignements personnels, le droit de rectifier vos renseignements personnels dans certaines circonstances et le droit de retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels;
les différentes mesures de sécurité que nous avons mises en place afin de protéger le caractère confidentiel de vos renseignements personnels;
la façon dont sont conservés, détruits et/ou anonymisés vos renseignements personnels; et
la façon dont vous pouvez communiquer avec nous afin d’adresser vos questions, partager vos commentaires ou, le cas échéant, formuler une plainte en lien avec la présente Politique ou, de façon plus générale, le traitement que nous faisons de vos renseignements personnels.
Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels par l’intermédiaire des moyens suivants :
De façon automatique lorsque vous consultez notre Site Web, lequel est accessible par l’intermédiaire de l’hyperlien suivant : https://valmetal.com/fr (le «Site Web») ,notamment en raison de l’utilisation de témoins de connexion et autres technologies similaires (globalement : les « Marqueurs numériques »);
Lorsque vous nous communiquez des renseignements personnels par l’intermédiaire du Site Web;
Lorsque vous communiquez avec nos représentants autorisés (communications en personne, visioconférences, courriers électroniques, messagerie instantanée, appels téléphoniques, télécopies, etc.);
Lorsque vous accédez au Site Web, nous recueillons les renseignements suivants de façon automatique :
L’adresse IP (« Internet Protocol ») de l’appareil que vous utilisez pour accéder au Site Web;
Le type et le modèle de l’appareil que vous utilisez pour accéder au Site Web;
Le navigateur que vous utilisez (Chrome, Microsoft Edge, Firefox, Safari, Brave, Opera, etc.) pour accéder au Site Web;
La langue du navigateur que vous utilisez pour accéder au Site Web;
Le type et la version du système d’exploitation de l’appareil que vous utilisez pour accéder au Site Web (Windows, MAC OS, Linux, etc.);
La date et l’heure de votre accès au Site Web;
Les pages que vous consultez sur le Site Web;
Les recherches que vous effectuez lorsque vous consultez le Site Web; et
L’adresse URL du Site Web Internet duquel vous accédez au Site Web.
Les Marqueurs numériques sont des fichiers entreposés sur le navigateur d’une Personne concernée lorsqu’elle accède au Site Web afin de faciliter ou d’améliorer les interactions actuelles et futures entre le navigateur utilisé et le serveur sur lequel sont hébergés le Site Web. Par exemple, les témoins de connexion (communément appelés « cookies »), les spécifications de stockage HTML5, les pixels invisibles et les scripts intégrés sont des Marqueurs numériques. Pour consulter la liste exhaustive des Marqueurs numériques que nous utilisons, vous êtes invité à consulter le tableau récapitulatif joint à titre d’annexe à la présente Politique.
Nous pouvons recueillir certains renseignements personnels que vous nous communiquez volontairement à l’occasion de (i) votre utilisation du Site Web et/ou (ii) vos interactions avec nos représentants autorisés (communications en personne, visioconférences, courriers électroniques, messagerie instantanée, appels téléphoniques, télécopies, etc.). Les renseignements personnels que nous sommes susceptibles d’ainsi recueillir sont les suivants :
Les renseignements personnels permettant de vous identifier (prénom, nom et coordonnées (adresses civiques, adresses électroniques et numéros de téléphone)) (pour les fins de la présente section 2.3 : les « renseignements d’identification »);
Les renseignements personnels qui sont nécessaires afin (i) de vous offrir des produits et (ii) d’exécuter les services que vous avez sollicités sur la base de notre offre de services (collectivement : les « Produits et Services ») (renseignements d’identification,
Les renseignements personnels fournis dans le cadre de votre demande d’emploi que vous nous avez adressée (renseignements d’identification, , langues parlées, renseignements sur la scolarité, l’expérience professionnelle et les affiliations professionnelles et tout autre renseignement personnel transmis volontairement par l’intermédiaire d’un curriculum vitae ou d’une lettre de présentation);
Les renseignements personnels fournis dans le cadre d’une transaction (opération commerciale) que vous désirez réaliser avec nous (renseignements d’identification, modes de paiement et informations de paiement); et
Les renseignements personnels contenus dans les échanges composant votre historique de communications avec nous et nos représentants autorisés (en plus de tous les renseignements personnels énumérés dans la présente section 2.3, les preuves de consentement, avis, commentaires et plaintes).
Veuillez noter que vous êtes responsable d’obtenir le consentement d’une personne physique autre que vous-même avant de nous communiquer tout renseignement personnel concernant cette personne physique. Dans le même ordre d’idées, nous ne recueillons sciemment aucun renseignement personnel concernant des personnes physiques âgées de moins de quatorze (14) ans, à moins d’avoir avoir obtenu le consentement explicite préalable d’un titulaire de l’autorité parentale ou d’un tuteur. Si vous avez des raisons de croire que nous détenons de tels renseignements personnels qui auraient été recueillis involontairement, veuillez aviser notre responsable de la protection des renseignements personnels (aux coordonnées fournies dans la section 8 ci-après) afin que nous procédions aux vérifications requises et, le cas échéant, à la destruction sécuritaire des renseignements personnels en cause.
Les « fins » de la collecte sont les raisons qui justifient la nécessité pour nous de recueillir vos renseignements personnels.
Nous pouvons recueillir des renseignements personnels à votre sujet pour les fins suivantes :
Vous identifier afin de pouvoir interagir adéquatement avec vous;
Ouvrir un dossier interne afin de vous offrir les Produits et Services et, si vous nous mandatez à cette fin, les exécuter;
Communiquer avec vous afin de vous fournir des informations en lien avec notre entreprise et les Produits et Services;
Vous transmettre des infolettres;
Traiter toute demande ou question que vous nous adressez, y compris communiquer avec vous en lien avec le traitement d’une telle demande ou question;
Traiter toute transaction (opération commerciale) que vous réalisez avec nous;
Traiter et évaluer votre candidature que vous nous soumettez, qu’il s’agisse d’une candidature spontanée ou reliée à une offre d’emploi que nous avons émise;
Pour vérifier vos antécédents judiciaires;
Communiquer avec vous dans la mesure où nous désirons donner suite à votre candidature, obtenir plus d’informations en lien avec votre candidature et/ou vous informer de toute décision que nous avons prise en lien avec votre candidature;
Nous permettre d’exécuter nos obligations et d’exercer nos droits en tant que votre employeur ou à quelque autre titre que ce soit;
Vous permettre d’accéder au Site Web;
Mesurer l’évolution de la popularité des différentes composantes du Site Web;
Identifier la technologie que vous utilisez lorsque vous accédez au Site Web (comme le système d’exploitation et le navigateur) afin d’évaluer la compatibilité et d’améliorer leur accessibilité globale;
Identifier les Site Webs Internet à partir desquels vous accédez au Site Web afin d’évaluer le nombre de références obtenues;
Identifier le pays à partir duquel vous désirez accéder au Site Web afin de vérifier si l’accès peut vous être accordé en conformité avec la législation applicable;
Sous réserve des exceptions prévues dans la Loi sur le privé, nous veillerons à obtenir votre consentement avant de procéder à toute utilisation de renseignements personnels vous concernant pour des fins autres que celles qui sont énumérées ci-dessus.
En raison de l’utilisation de certains Marqueurs numériques (voir tableau récapitulatif joint comme annexe à la présente Politique), nous pouvons recueillir des renseignements personnels en ayant recours à une technologie comprenant des fonctions permettant de vous identifier, de vous localiser et d’effectuer un profilage à votre égard. Les fonctions nous permettant de recueillir vos renseignements personnels à des fins de d’identification, de localisation et de profilage sont désactivées par défaut. Vous pouvez activer ces fonctions en donnant votre consentement explicite, soit en appuyant sur le bouton approprié de la fenêtre intempestive qui apparaît lorsque vous accédez au Site Web.
Nous pouvons donner accès à, ou communiquer, des renseignements personnels vous concernant aux personnes ou entités suivantes :
Aux employés et aux représentants de notre organisation et des entités du même groupe corporatif qui ont besoin d’avoir accès à ces renseignements personnels dans la poursuite d’une ou plusieurs fins énumérées dans la section 3 ci-devant;
À nos fournisseurs de services et mandataires externes qui nous fournissent des services de transport et d’expédition, de sites Web, de développement d’applications, d’hébergement, d’entretien et d’autres services technologiques qui ont besoin d’avoir accès à ces renseignements personnels pour l’exécution de leurs obligations découlant d’un contrat de service ou d’un mandat conclu avec nous (ex : fournisseurs de services d’hébergement web ou infonuagique) aux termes duquel le fournisseur de services ou le mandataire externe concerné est tenu de prendre des mesures appropriées pour :
assurer la protection du caractère confidentiel des renseignements personnels communiqués;
assurer que les renseignements personnels communiqués ne soient utilisés qu’aux fins de l’exécution des obligations lui incombant aux termes du contrat de service ou du mandat;
assurer que les renseignements personnels communiqués ne soient pas conservés après la terminaison du contrat de service ou du mandat;
nous aviser sans délai de toute violation ou tentative de violation par une personne de toute obligation relative à la confidentialité des renseignements personnels communiqués; et
nous permettre d’effectuer toute vérification relative à la confidentialité des renseignements personnels communiqués;
À vos références, vos employeurs antérieurs et actuels ainsi qu’à toute institution que vous auriez fréquentée, et à des organismes gouvernementaux tels que des corps de police et des ministères afin de vérifier la véracité, l’exactitude et la complétude de toute information fournie dans le cadre de votre candidature que vous nous avez soumise, ainsi qu’à obtenir des informations supplémentaires de ces entités, le cas échéant; et
À toute autre personne ou entité, lorsque prescrit ou permis par la législation applicable, ou encore avec votre consentement préalable.
Il est possible que nous communiquions vos renseignements personnels à des personnes ou entités faisant partie des catégories ci-devant énumérées qui sont situées à l’extérieur des frontières de la province de Québec. Dans un tel cas, nous procédons, avant toute communication, à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée conformément à la Loi sur le privé. Nous ne communiquerons ainsi vos renseignements personnels que si l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée démontre que la personne ou entité en cause est en mesure d’assurer une protection adéquate desdits renseignements personnels au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus, entre autres.
Nous avons adopté et mis en œuvre des mesures de sécurité physiques, technologiques et administratives destinées à protéger vos renseignements personnels et diminuer les risques d’accès, d’utilisation, de communication et de destruction non autorisés et/ou illégaux. Voici une brève description de ces mesures de sécurité :
Processus de sélection des employés et partenaires. Nous respectons un processus qui tient compte de nos obligations en matière de protection des renseignements personnels lorsqu’il est question de recruter de nouveaux employés qui seront appelés à traiter des renseignements personnels ou de conclure un contrat de service ou un mandat impliquant la communication de renseignements personnels à un tiers;
Engagements de confidentialité et directives internes. Tous nos employés appelés à bénéficier d’un accès à vos renseignements personnels sont tenus de signer un engagement de confidentialité et à respecter des directives internes en matière de protection des renseignements personnels;
Formations. Nous déployons des efforts pour assurer que chacun de nos employés pouvant accéder à des renseignements personnels bénéficie de formations dans le domaine de la protection de la vie privée, de la protection des renseignements personnels et de la cybersécurité;
Gestion des accès et conservation. Nous assurons que vos renseignements personnels ne soient accessibles qu’à ceux de nos employés et représentants autorisés ayant besoin d’y avoir accès pour exercer leurs fonctions qui se rattachent à la poursuite d’une ou plusieurs fins identifiées dans la section 3 de la présente Politique. Pour ce faire, nous avons mis en place des mécanismes de gestion des accès aux renseignements personnels, notamment l’octroi de droits d’accès distincts en fonction du poste de l’employé. Par ailleurs, nous conservons vos renseignements personnels sur les serveurs sécurisés de nos fournisseurs de services d’hébergement web ou infonuagiques;
Calendrier de conservation. Nous nous sommes dotés d’un calendrier de conservation afin d’assurer que vos renseignements personnels ne soient pas conservés au-delà du délai requis pour accomplir les fins décrites dans la section 3 de la présente Politique. Sous réserve de toute obligation nous incombant en vertu de la législation applicable, vos renseignements personnels feront l’objet d’une destruction sécuritaire dans un délai raisonnable suivant l’accomplissement des fins susmentionnées;
Processus de destruction sécuritaire. Nous avons mis en place des processus de destruction sécuritaire des renseignements personnels dont la durée de conservation est arrivée à échéance. Les données récoltées à partir des formulaires seront conservées pour une durée de 1 an;
Gestion des incidents de confidentialité. Advenant la survenance d’un incident de confidentialité qui présente un risque qu’un préjudice sérieux vous soit causé, nous prendrons les mesures nécessaires pour vous en aviser, en conformité avec la Loi sur le privé. L’évaluation du risque qu’un préjudice sérieux vous soit causé est effectuée en tenant compte de critères tels que la sensibilité du renseignement personnel visé par l’incident de confidentialité, les conséquences appréhendées de son utilisation et la probabilité qu’il soit utilisé à des fins préjudiciables;
Processus de traitements des plaintes. Nous avons élaboré et adopté un processus de traitement des plaintes spécifique au traitement des renseignements personnels au sein de notre organisation. Vous êtes invité à consulter le processus en question, lequel est accessible par l’intermédiaire de l’hyperlien suivant : Procédure de gestion et traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels;
Nous procédons à la réévaluation des mesures de sécurité susmentionnées sur une base régulière.
Aucune organisation ne peut valablement prétendre être immunisée au risque de survenance d’un incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels. Malgré tous les efforts que nous déployons pour assurer la protection de vos renseignements personnels, nous demeurons dans l’impossibilité de vous fournir une garantie à l’effet que ceux-ci sont à l’abri du risque de survenance d’un incident de confidentialité. Si vous avez des raisons de croire que la protection de vos renseignements personnels a été compromise, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées dans la section 8 de la présente Politique.
Vous bénéficiez d’un droit d’accès à vos renseignements personnels qui comporte les ramifications suivantes :
Le droit d’obtenir une confirmation ou une information du fait que nous recueillons, utilisons, communiquons ou conservons des renseignements personnels vous concernant;
Le droit de recevoir communication des renseignements personnels vous concernant que nous conservons;
Le droit de consulter les renseignements personnels vous concernant que nous conservons, y compris de prendre connaissance de ces renseignements personnels sur place pendant les heures normales d’ouverture ou à distance et d’en obtenir une copie; et
Le droit de recevoir la communication (ou de demander que cette communication soit faite à un tiers), dans un format technologique structuré et couramment utilisé, des renseignements personnels informatisés vous concernant que nous conservons (excluant les renseignements créés ou inférés à partir d’un renseignement personnel la concernant), à moins que l’exercice de ce droit soulève des difficultés pratiques sérieuses pour nous.
L’exercice du droit d’accès est gratuit. Dans la mesure où vous nous demandez de reproduire, transcrire ou communiquer des renseignements personnels vous concernant, nous pouvons exiger que vous payiez de frais raisonnables n’excédant pas le coût de la reproduction, transcription ou communication. Une estimation de ces frais vous sera fournie préalablement à toute reproduction, transcription ou communication.
Toute demande visant l’exercice de votre droit d’accès doit être adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées dans la section 8 de la présente Politique, selon la procédure décrite dans la section 6.4 de ladite Politique.
Vous bénéficiez d’un droit de rectification à l’égard de vos renseignements personnels que nous conservons, lequel pouvant être exercé dans les circonstances suivantes :
Des renseignements personnels vous concernant sont inexacts ou périmés;
Des renseignements personnels vous concernant sont incomplets;
Des renseignements personnels vous concernant sont équivoques; et/ou
La collecte, la communication ou la conservation de renseignements personnels vous concernant n’est pas autorisée ou justifiée d’un point de vue juridique.
Vous pouvez également nous demander, sur la base de votre droit de rectification, de procéder à la destruction de tous les renseignements personnels vous concernant qui sont périmés ou dont la collecte, la communication ou la conservation n’est pas autorisée ou justifiée d’un point de vue juridique.
Toute demande visant l’exercice de votre droit de rectification doit être adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées dans la section 8 de la présente Politique, selon la procédure décrite dans la section 6.4 de ladite Politique.
Vous bénéficiez du droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels que nous conservons, auquel cas vous serez informé des conséquences découlant ou pouvant découler d’un tel retrait avant que celui-ci devienne effectif, et ce, afin de vous permettre de prendre une décision éclairée à cet égard.
Toute demande visant l’exercice de votre droit de retrait doit être adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées dans la section 8 de la présente Politique, selon la procédure décrite dans la section 6.4 de ladite Politique.
Toute demande visant l’exercice d’un droit prévu dans la section 6 de la présente Politique doit répondre aux critères suivants pour être recevable :
La demande doit être faite par écrit; et
La demande doit être adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont indiquées dans la section 8 de la présente Politique.
Nous devons vérifier votre identité avant de donner suite à toute demande visant l’exercice d’un droit prévu dans la section 6 de la présente Politique.
Dans la mesure où votre demande visant l’exercice d’un droit prévu dans la section 6 de la présente Politique n’est pas suffisamment précise ou suivant une demande de votre part à cet effet, nous vous prêterons assistance afin d’identifier les renseignements personnels visés par votre demande.
Nous devons répondre (favorablement ou défavorablement) à toute demande visant l’exercice d’un droit prévu dans la section 6 de la présente Politique, et ce, dans les trente (30) jours suivant la date de sa réception, sous réserve de la possibilité pour nous de vérifier l’identité de la personne à l’origine de la demande.
Nous devons rendre une décision écrite à l’égard de toute demande visant l’exercice d’un droit prévu dans la section 6 de la présente Politique. Dans la mesure où il s’agit d’une décision défavorable, nous devons motiver celle-ci et indiquer la disposition de la Loi sur le privé sur laquelle la décision s’appuie, de même que les recours qui s’offrent à la personne à l’origine de la demande et le délai dans lesquels ces recours peuvent être exercés. Nous devons également prêter assistance à cette personne, si elle le demande, pour l’aider à comprendre la décision défavorable, le cas échéant.
Dans la mesure où nous rendons une décision favorable à l’égard d’une demande de rectification, nous sommes tenus de délivrer sans frais à la personne à l’origine de cette demande une copie de tout renseignement personnel modifié ou ajouté ou, selon le cas, une attestation du retrait d’un renseignement personnel.
Dans la mesure où vous êtes insatisfait du traitement de vos renseignements personnels par notre organisation, vous pouvez adresser une plainte à notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées dans la section 8 de la présente Politique. Vous êtes invité à consulter notre processus de traitement des plaintes, lequel est accessible par l’intermédiaire de l’hyperlien suivant : Procédure de gestion et traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels.
Pour exercer l’un de vos droits, poser des questions, formuler des commentaires ou déposer une plainte à l’égard de la présente Politique ou relativement au traitement que nous faisons de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont les suivantes :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Valmetal Automation inc.
12, route 249
St-François-Xavier-de-Brompton
(Québec) J0B 2V0 Canada
Numéro de téléphone : 819-845-7824
Adresse électronique : prp@valmetal.com
La date d’adoption et la date de la dernière mise à jour de la présente Politique sont indiquées dans l’en-tête de sa première page. La présente Politique est susceptible de faire l’objet de modifications afin de tenir compte de l’évolution de la législation applicable et des politiques et pratiques encadrant notre gouvernance et nos opérations en matière de protection des renseignements personnels, entre autres. Afin de modifier la présente Politique, nous diffuserons un avis de modification dans la section du Site Web dédiée à la présente Politique et aux avis de modification, laquelle est accessible par l’intermédiaire de ce lien. Dans la mesure où nous détenons votre adresse électronique, nous utiliserons celle-ci afin de vous faire parvenir l’avis de modification. Le contenu de l’avis de modification entrera en vigueur à la fin du quinzième (15e) jour suivant la date de sa publication sur le Site Web, sous réserve de motifs justifiant un délai plus court.
Cette procédure reflète l'engagement de notre entreprise à appliquer les meilleures pratiques dans ce domaine. Elle détaille les mesures à prendre et les étapes à suivre pour traiter efficacement toutes les plaintes relatives à la protection des renseignements personnels (RP).
La présente procédure s’applique aux plaintes portant sur les RP. La Commission d’accès à l’information définit une plainte en matière de protection des renseignements personnels comme une plainte portant « sur la cueillette, la conservation, l’utilisation, la communication ou la destruction des renseignements personnels ».
Cette procédure doit permettre à notre organisation de réagir et traiter efficacement les plaintes, tant celles qui seront gérées à l’interne que celles qui impliquent la Commission d’accès à l’information (CAI).
Cette procédure s’applique à toutes les plaintes écrites (reçues par courriel, télécopieur ou courrier postal) et orales (par téléphone ou en personne).
Lorsqu’une personne pense que l’organisation a recueilli, utilisé ou divulgué à tort des renseignements personnels qui la concernent, elle peut déposer une plainte. Une plainte doit comporter une description de la nature et de l’étendue de la situation portant atteinte à la vie privée de la personne, le nom de l’unité administrative liée à la présumée cueillette, utilisation ou divulgation non justifiée, le nom de toutes les personnes impliquées, la date ou la période durant laquelle la présumée cueillette, utilisation ou divulgation non justifiée a été faite et les attentes de l’individu qui désire porter plainte à l’égard des résultats de sa démarche.
L’individu qui désire formuler une plainte doit compléter le formulaire de plainte et le transmettre :
par courriel à : prp@valmetal.com
par envoi postal : 12, route 249, St-François-Xavier-de-Brompton, Qc, J0B 2V0
La communication doit indiquer les éléments suivants :
les coordonnées du plaignant (nom, adresse, numéro de téléphone, courriel);
le contexte de la plainte – un contexte détaillé aide généralement à accélérer le traitement d’une plainte, car il réduit l’étendue des recherches qui doivent être effectuées par le personnel de l’organisation :
le nom de l’unité administrative liée à la présumée cueillette, utilisation ou divulgation non justifiée,
le nom de tous les employés impliqués,
la date ou la période durant laquelle la présumée cueillette, utilisation ou divulgation non justifiée a été faite,
les RP faisant l’objet de la plainte.
l’objet de la plainte :
description de la nature et de l’étendue de la situation portant atteinte à la protection des RP.
les attentes de l’individu qui désire porter plainte à l’égard des résultats de sa démarche.
Toute plainte est traitée de façon confidentielle. Une plainte anonyme est considérée comme non reçue.
Tout employé qui reçoit une plainte (par exemple, un employé qui reçoit une plainte à la réception) doit la transmettre immédiatement au RPRP, chargé de la procédure. En cas de plainte verbale, l’employé doit informer le plaignant de la procédure en place et l’inviter à soumettre sa plainte par écrit à l’organisation.
Le RPRP doit accuser réception de la plainte dans les 5 jours ouvrables suivant la réception. L’accusé de réception doit contenir les renseignements suivants :
une description de la plainte reçue, précisant le reproche fait à l’organisation, le préjudice ou la mesure correctrice demandée;
le nom et les coordonnées du responsable du traitement de la plainte;
dans le cas d’une plainte incomplète, un avis comportant une demande de complément d’information à laquelle le plaignant doit répondre dans un délai fixé, à défaut de quoi la plainte est réputée abandonnée;
la procédure de traitement des plaintes.
Afin d’assurer un traitement adéquat, chaque plainte fait l’objet d’un dossier distinct. Le dossier comporte les éléments suivants :
la plainte écrite;
le résultat du processus de traitement de la plainte (l’analyse ainsi que les documents afférents);
la réponse finale au plaignant écrite et motivée.
Le processus de traitement d’une plainte est enclenché au maximum dans les 30 jours ouvrables suivant sa réception. Le traitement de la plainte doit être effectué dans un délai raisonnable, soit dans les 90 jours suivant la réception de tous les renseignements nécessaires à son étude.
Dans l’éventualité où une plainte ne peut être traitée dans le délai prévu, le plaignant doit être informé des motifs du retard et des démarches entreprises à ce jour dans le traitement de sa plainte. Il doit également être avisé du délai dans lequel la décision lui sera transmise. Une fois la plainte examinée et l’analyse complétée, le RPRP doit transmettre au plaignant une réponse finale, écrite et motivée.
Afin de faciliter l’analyse et le traitement d’une plainte, les aspects suivants doivent être évalués :
Est-ce que toutes les unités administratives susceptibles de détenir les RP visés par la plainte ont été consultées? Noter le nom de celles ayant été consultées ou explicitement exclues en conservant une note qui en explique les raisons.
Est-ce que toutes les personnes susceptibles d’avoir une connaissance directe des renseignements recherchés parmi les unités administratives ont été consultées?
Est-ce que la direction générale de l’organisation a été consultée lorsque la plainte pouvait, en outre, avoir une portée institutionnelle?
Est-ce que les répondants de toutes les unités administratives ont compris la portée de la plainte?
Est-ce qu’on a consulté le dossier physique (papier)?
Un repérage dans les différents systèmes informatiques de l’organisme ou de l’entreprise a-t-il été effectué?
Un repérage dans les centres d’archivage ou d’autres fonds d’archives a-t-il été effectué?
Est-ce qu’on a vérifié si les informations visées par la demande pourraient être détenues par un tiers pour le compte de l’organisation? Noter qui a la garde des informations (RP) et pourquoi. Si on a essayé de localiser ces informations (RP) ou si on y a demandé accès, consigner également cette information par écrit.
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Rappel
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Le responsable de l’application de la procédure est le RPRP. Il agit à titre de répondant et s’assure de la formation adéquate du personnel à cet égard. Le responsable doit également transmettre aux employés toute l’information nécessaire au respect de la présente procédure. Il doit aussi s’assurer que les individus qui désirent porter plainte sont informés de la façon de le faire.
Le responsable a principalement pour fonction de :
Veiller à l’application de la présente procédure;
S’assurer de l’envoi d’un accusé de réception au plaignant;
Enquêter sur les prétentions exposées par le plaignant;
Répondre au plaignant;
Transmettre un rapport des plaintes reçues au RPRP et autres autorités compétentes, le cas échéant, au plus tard la deuxième semaine de janvier de chaque année.